Jak rozliczyć delegację?

Przedsiębiorca nie wystawia sobie samemu polecenia wyjazdu, nie można bowiem delegować siebie samego. Dla przedsiębiorcy wyjazd to przede wszystkim ponoszenie kosztów związanych z działalnością gospodarczą – czyli z zachowaniem, zabezpieczeniem lub uzyskiwaniem przychodów. Tym samym w KPiR po stronie wydatków w kol. 13 przedsiębiorca po zakończeniu delegacji umieszcza rozliczenie delegacji na podstawie odpowiednich dowodów księgowych. I tutaj:

• koszt diety umieszcza w kosztach na podstawie dowodu wewnętrznego,
• pozostałe wydatki ponoszone w delegacji przedsiębiorca rozlicza na podstawie standardowych dokumentów księgowych, takich jak podczas wykonywania czynności służbowych;

W przypadku wyjazdów za granicę koszty paliwa (również olejów) w delegacji przedsiębiorca rozlicza na podstawie paragonów lub zagranicznych dowodów kasowych. Dowody takie muszą być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon i określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu przedsiębiorca musi uzupełnić treść dowodu, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

W przypadku diet zagranicznych koszty przelicza się na złotówki według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego bezpośrednio dzień poniesienia kosztu (za dzień poniesienia kosztu uznać należy w tym przypadku datę wystawienia dowodu wewnętrznego rozliczenia delegacji).

Właściciel rozlicza tylko swoje diety na DW, a resztę wydatków na siebie bezpośrednio fakturami. Dla zleceniobiorcy robi się rozliczenie podróży służbowej.