Krajowy System e-Faktur (KSeF) czyli ogólnopolski system teleinformatyczny, który ma służyć do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych.
Fakturę będzie można wystawić:
- z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
- w aplikacji Taxeon
Na ten moment faktury ustrukturyzowane funkcjonują w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych oraz obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Kto będzie korzystał z KseF:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT
- przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP
Od kiedy będzie obowiązywał KSeF?
Ministerstwo Finansów zdecydowało o etapowym wprowadzaniu obowiązku korzystania z KSeF, aby dać firmom czas na przygotowanie.
Zapamiętaj te daty:
- Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie największe firmy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych.
- Od 1 kwietnia 2026 roku – KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z tego podatku.
Warto dodać, że do końca 2026 roku potrwa okres przejściowy, w którym m.in. nie będą nakładane kary za pewne błędy związane z korzystaniem z systemu.
Każda faktura sprzedażowa (sprzedaż krajowa, WDT i eksport towarów, a także dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium Polski) będzie musiała być wystawiona za pośrednictwem KSeF.
Jeśli NABYWCA nie będzie mógł korzystać z KSeF, np. podatnik zagraniczny nie ma polskiego NIP, wówczas sprzedawca będzie obowiązany wystawić fakturę przy użyciu KSeF, a następnie będzie musiał ją „zwizualizować” (z postaci XML do np. postaci PDF lub wydruku papierowego), odpowiednio oznaczyć specjalnym kodem (QR) i przesłać nabywcy w postaci z nim uzgodnionej (czyli tak jak obecnie).
Nasi specjaliści pracują nad dostosowaniem aplikacji do obowiązków, z których będą musieli wywiązać się nasi Użytkownicy, gdy prace te zostaną ukończone poinformujemy o tym.