Są dwie możliwości zaksięgowania takiego kosztu:
- pierwszym rozwiązaniem jest usunięcie rozliczeń, dodanie dokumentu i zapisanie rozliczenia ponownie. UWAGA!!! Usunięcie rozliczeń może mieć wpływ na wysokość wyliczonych wcześniej podatków, dlatego jeśli będzie taka różnica, to należy dokonać stosownych korekt w US. Dodatkowo jeśli został wysłany plik JPK z systemu, to usunięcie rozliczeń spowoduje utratę Urzędowego Potwierdzenia Odbioru, dlatego można wydrukować je wcześniej.
- drugim rozwiązaniem jest ujęcie zapomnianej faktury w kolejnym miesiącu. Stosuje się w tym przypadku poniższą zasadę:
Jeżeli koszt nie został ujęty w danym okresie rozliczeniowym, można ująć go w okresie kolejnym. Warunkiem jest jednak, aby kolejny okres rozliczeniowy dotyczył bieżącego roku podatkowego (nie można księgować zagubionych faktur z 20XX roku w KPiR za 20XX+1 rok). Natomiast jeżeli chodzi o podatek VAT – to w rejestrze VAT fakturę można ująć (odliczyć podatek naliczony) w dacie otrzymania faktury lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych (przedsiębiorca rozliczający się kwartalnie – w okresie, w którym otrzymał fakturę lub w kolejnych dwóch okresach)
W tym wypadku należy rozróżnić dwie daty – datę zdarzenia gospodarczego oraz datę wystawienia dokumentu:
- data zdarzenia gospodarczego decyduje o tym, w którym miesiącu dany koszt weźmie udział w rozliczeniach,
- data wystawienia pozostaje bez zmian, czyli należy wprowadzić datę zgodnie z posiadanym dokumentem.
Zobacz film pokazujący jak ująć zapomnianą fakturę kosztową w kolejnym okresie >>