Zgodnie z prawem nie ma obowiązku zakładania konta firmowego. Jednak większość banków w swoich regulaminach, wyklucza korzystanie z konta osobistego do celów firmowych.
Dodatkowo należy pamiętać o wprowadzeniu białej listy podatników VAT.
Wykaz podmiotów w bazie danych określanej jako „biała lista” dotyczy wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Biała lista podatników zawiera przede wszystkim numery rachunków bankowych przedsiębiorców, na które kontrahenci powinni dokonywać wpłat (są to konta wpisane w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym NIP lub CEIDG). Ustawodawca wskazuje, że transakcje powyżej 15 000 zł powinny być wykonywane z rachunku wskazanego na białej liście oraz na rachunek wskazany na białej liście.
Jeżeli kontrahent przeleje pieniądze na inny rachunek niż wskazany na białej liście, to kwoty ponad 15 000 zł nie rozliczy w kosztach uzyskania przychodu. Biała lista została wprowadzona 1 września 2019 r. natomiast ewentualne sankcje za wpłatę należności na konto inne niż wskazane w białej liście obowiązują od 1 stycznia 2020 r.
Na białej liście zamieszczasz numer swojego firmowego rachunku bankowego. Jeżeli wykorzystujesz rachunek prywatny, wówczas pojawi się konieczność założenia rachunku firmowego (prywatny rachunek rozliczeniowo-oszczędnościowy nie mógłby być zamieszczony na białej liście). Aby Twój kontrahent mógł zaksięgować wystawioną przez Ciebie fakturę (podatek dochodowy/odliczenie VAT), musisz mieć rachunek firmowy wpisany na białą listę.
Ta sama sytuacja będzie miała zastosowanie w Twoim przypadku – dokonując przelewu na kwotę powyżej 15 000 zł powinieneś sprawdzić czy kontrahent znajduje się na białej liście (przelew powinien być wykonany na rachunek tam wskazany). W innym przypadku taki wydatek nie będzie mógł stanowić kosztu uzyskania przychodu.
W związku z wejściem obowiązkowego MPP czynni podatnicy VAT, którzy świadczą usługi lub dostarczają towary (z załącznika nr 15 ustawy o VAT) oraz ich nabywcy, będą zobowiązani do posiadania firmowego rachunku bankowego. Transakcje objęte obowiązkowym MPP muszą być realizowane przez rachunki rozliczeniowe założone dla działalności gospodarczej, czyli konta firmowe.