Warunki jakie należy spełnić, by zaksięgować koszt w KPiR:
Aby wydatki poniesione przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej mogły zostać zakwalifikowane do kosztów podatkowych dotyczących tej działalności muszą spełniać trzy podstawowe warunki:
– muszą być zgodne z definicją kosztów uzyskania przychodu, która została określona w artykule 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, czyli być wydatkami poniesionymi w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
– nie mogą być wymienione w art. 23 ww. ustawy;
– muszą być prawidłowo udokumentowane dokumentem księgowym (fakturą, rachunkiem, potwierdzeniem przelewu itp.).
Powyższe wydatki powinny być zaewidencjonowane w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) w dacie założenia księgi – czyli rozpoczęcia działalności (KPiR prowadzona jest gdy działalność opodatkowana jest na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym).
Podatnicy opodatkowujący się ryczałtem nie mogą zaliczyć wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
W przypadku chęci uwzględnienia w działalności gospodarczej kosztów poniesionych przed jej założeniem udowodnienie ich zasadności będzie spoczywało na przedsiębiorcy.
Do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć koszty, dzięki którym firma będzie funkcjonowała.
Klasyfikacja wydatków:
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne
Dla wydatków dokonanych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej na składniki majątku firmy o wartości powyżej 10 tysięcy złotych, których okres użytkowania będzie dłuższy niż rok, sporządza się oświadczenie o przekazaniu danego środka na rzecz działalności gospodarczej.
Zakupu środka trwałego oraz wartości niematerialnych i prawnych nie zalicza się bezpośrednio do kosztów. Stają się nimi dopiero wartości odpisów amortyzacyjnych.
W przypadku podatników rozliczających się ryczałtem odpisy amortyzacyjne nie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.
Zobacz film pokazujący jak dodać środek trwały w Taxeon >>
Wyposażenie
Składniki majątku związane z wykonywaną działalnością – okres użytkowania jest krótszy niż rok – nabyte przed rozpoczęciem działalności podlegają bezpośredniemu zaksięgowaniu do kosztów w miesiącu oddania ich do używania, czyli zazwyczaj w dacie rozpoczęcia działalności.
Uwaga!
Od 2020 r. przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji wyposażenia.
Towary handlowe
Zakupione przed rozpoczęciem działalności towary do dalszej odsprzedaży, materiały podstawowe oraz pomocnicze nie są ujmowane bezpośrednio w kosztach. Należy wprowadzić je do przedsiębiorstwa na podstawie remanentu początkowego sporządzanego na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość omawianego remanentu wprowadzamy do KPiR (w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego do ewidencji przychodów) pod pierwszą pozycją.
Pozostałe wydatki
Inne koszty ściśle związane z rozpoczęciem danej działalności tj. np. zakup wizytówek czy stworzenie strony internetowej na potrzeby prowadzenia działalności – spełniające definicję kosztu uzyskania przychodu oraz odpowiednio udokumentowane księgowane są na podstawie dokumentu zakupu w dacie rozpoczęcia prowadzenia działalności.
Uwaga! Dodając wpis w sekcji KOSZTY musimy wskazać datę zdarzenia gospodarczego, datę wystawienia dokumentu oraz datę w jakiej odliczymy podatek VAT w przypadku płatnika VAT.
Data wystawienia dokumentu powinna być zgodna z posiadanym dokumentem kosztowym. Data zdarzenia gospodarczego to data w jakiej wpis ma być wykazany w KPiR. W rejestrze zakupu VAT natomiast wskazujemy datę w jakiej wpis ma być ujęty na potrzeby podatku VAT.
Zobacz film pokazujący jak wprowadzić koszt udokumentowany rachunkiem/fakturą
Odliczenie podatku VAT z faktur wystawionych przed rozpoczęciem działalności
Co do zasady, aby odliczyć podatek VAT z faktur wystawionych przed rozpoczęciem działalności trzeba spełnić 4 poniższe warunki:
- Przedsiębiorca – nabywca musi być podatnikiem VAT (należy złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R).
- Dokonane zakupy muszą mieć związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych.
- Faktura (dokument zakupu) musi spełniać wymogi formalne, a więc musi zawierać między innymi: imię i nazwisko właściciela firmy, adres oraz NIP nabywcy. Uwaga! Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Organów Skarbowych brak NIP nie pozbawia prawa do odliczenia podatku VAT.
- Odliczenia można dokonać w terminie wskazanym w przepisach. Jest to okres, w którym otrzymano fakturę VAT lub jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (gdy przedsiębiorca rozlicza się z częstotliwością miesięczną, w przypadku rozliczenia kwartalnego – jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych).